Трудовая книжка – ведется по установленному образцу и подлежит строгому учету, имеет уникальный номер. На основании записей в трудовой книжке происходит начисление пенсии.Ведение трудовых книжек возложено на работодателя (включая индивидуальных предпринимателей, согласно Федеральному закону от 30 июня 2006 года № 90 ФЗ).
В трудовую книжку делаются записи, касающиеся приема, перевода, увольнения и поощрения сотрудника.


Внимание! В рудовую книжку не вносятся записи о наложении дисциплинарных взысканий, нахождении сотрудника в отпуске.
Каждая запись в трудовой книжке имеет свой порядковый номер. Категорически запрещены исправления внесенных записей, поэтому если Вы внесли неверную запись или совершили иную неточность, то Вы отменяете предыдущую запись записью «запись №00 недействительна» и далее вносите верную запись.В случае утери трудовой книжки она подлежит восстановлению (сотрудник самостоятельно посещает отделы кадров в тех компаниях, где он работал, и делает записи в трудовой книжке).

В этой связи рекомендуем Вам делать копии всех листов трудовой книжки после увольнения сотрудника и оставлять копию в личном деле сотрудника.Если при приеме на работу выяснилось, что сотрудник утерял трудовую книжку, то он пишет заявление с просьбой выдать новую трудовую книжку и указывает причину (согласно статье 65 ТК РФ).Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».
Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек обязывает работодателя вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Помимо того, что работодатель обязан вести трудовые книжки, то есть своевременно и грамотно вносить туда записи, он обязан раз в год знакомить сотрудника с содержанием трудовой книжки под роспись. С этой целью рекомендуем завести журнал, где сотрудник будет проставлять подписи об ознакомлении.Поскольку трудовая книжка является свидетельством трудового стажа, и при расчете пенсии пенсионный фонд в обязательном порядке будет требовать данный документ, то сотрудники заинтересованы в том, чтобы трудовая книжка велась в соответствии с действующим законодательством и отражала реальный стаж работы.
Государство, защищая права и интересы работника, принимает следующую процедуру выдачи трудовой книжки при увольнении (статья 84.1 ТК РФ): «в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и провести с ним расчет. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку сотруднику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника».Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ) законодательно закрепляет за работодателем ответственность по возмещению работнику неполученного заработка в случае задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или несоответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.Для того, чтобы рассчитать сумму компенсации работодатель умножает средней дневной заработок сотрудника на количество дней задержки выдачи рудовой книжки.


Помимо того, что работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб, он еще несет административную ответственность, а именно, за задержку выдачи трудовой книжки на юридическое лицо накладывается штраф в размере от 30000 до 50000 рублей, а на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей, согласно статье 5.27 КоАП РФ.